MS Office 365 Delayed Messages

Hinweis: Dieser Hilfeartikel gilt für Surf Mail, Mailhosting und Hosted Exchange. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Maildienst Sie verwenden, finden Sie weitere Informationen im folgenden Artikel.

https://www.green.ch/de/welchen-maildienst-verwende-ich

Zustellverzögerungen bei Microsoft-Empfängern

Beim Versand an Microsoft-Dienste wie Outlook.com, Hotmail oder Microsoft 365 kann es vorkommen, dass E-Mails verzögert zugestellt oder vorübergehend nicht angenommen werden.

In diesen Fällen werden die Nachrichten vom sendenden Mailserver korrekt versendet. Die Verzögerung entsteht auf der Empfängerseite durch automatische Schutz-, Lastverteilungs- und Reputationsmechanismen von Microsoft.

Typische Auswirkungen sind:

Verzögerte Zustellung von einigen Minuten bis zu mehreren Stunden
Temporäre Ablehnung mit späterem erneutem Zustellversuch
Kurzzeitige Unterbrechung der Verbindung
Vorübergehende Drosselung des E-Mail-Empfangs
Temporäre Einschränkungen aufgrund der Bewertung einer Versand-IP-Adresse

Typische Fehlermeldungen

In Bounce-Meldungen oder Zustellberichten können unter anderem folgende Hinweise erscheinen:

temporarily rate limited due to IP reputation
connection is broken
451 4.7.500 bis 4.7.699
Server busy, please try again later
Server beschäftigt. Bitte versuchen Sie es später erneut. Es ist keine Aktion Ihrerseits erforderlich.

Diese Meldungen bedeuten nicht automatisch, dass ein Fehler in Ihrem Postfach, Ihrem Mailprogramm oder Ihrer Domain vorliegt.

Oft weist Microsoft in der Fehlermeldung ausdrücklich darauf hin, dass weitere Zustellversuche automatisch durchgeführt werden.

Warum tritt das auf?

Microsoft bewertet eingehende E-Mails anhand verschiedener Kriterien. Dazu gehören unter anderem:

Reputation der Versand-IP-Adresse
SPF-, DKIM- und DMARC-Prüfungen
Bisheriges Versandverhalten
Anzahl ähnlicher Nachrichten
Nutzerreaktionen und Spam-Beschwerden
Versandmuster und Versandvolumen

Microsoft verwendet dabei unter anderem Verfahren, die mit Greylisting vergleichbar sind. Neue oder ungewohnte Versandquellen werden vorsichtiger behandelt als bekannte Absender mit einer etablierten Versandhistorie.

Auch wenn sich das Versandverhalten einer IP-Adresse deutlich verändert, kann Microsoft Nachrichten vorübergehend zurückstellen oder drosseln.

Viele ähnliche E-Mails in kurzer Zeit, grössere Versandaktionen oder eine vorübergehend schlechter bewertete Versand-IP-Adresse können ebenfalls zu Verzögerungen führen.

Dies bedeutet nicht automatisch, dass Spam versendet wurde oder eine Fehlkonfiguration vorliegt.

Gehen E-Mails verloren?

Nein. In den meisten Fällen gehen die Nachrichten nicht verloren.

Der sendende Mailserver versucht die Zustellung automatisch erneut. Sobald die temporäre Einschränkung aufgehoben wird, erfolgt die Zustellung häufig ohne weiteres Eingreifen.

Solange Microsoft die Nachricht lediglich verzögert oder temporär ablehnt, laufen die automatischen Zustellversuche im Hintergrund weiter.

Was können Sie tun?

Senden Sie die betroffene Nachricht nicht mehrfach erneut.
Warten Sie die automatische erneute Zustellung ab.
Prüfen Sie, ob nur Microsoft-Empfänger betroffen sind.
Prüfen Sie, ob eine vollständige Bounce-Meldung vorliegt.
Reduzieren Sie bei Bedarf die Versandgeschwindigkeit grösserer Versandaktionen.
Prüfen Sie, ob die Nachricht grosse Anhänge enthält.
Bitten Sie den Empfänger bei Bedarf, Ihre Absenderadresse oder Domain auf eine Allowlist zu setzen.
Prüfen Sie bei wiederkehrenden Problemen die Authentifizierung Ihrer Domain mit SPF, DKIM und DMARC.

Weitere Informationen zu SPF, DKIM und DMARC finden Sie hier:

https://www.green.ch/de/spf-dkim-und-dmark-erklaert

https://www.green.ch/de/dkim-und-dmarc-bei-green

Wann liegt die Ursache bei der Empfängerseite?

Wenn Microsoft die Nachricht mit einer Meldung wie «Server beschäftigt» oder einer ähnlichen temporären Ablehnung zurückweist, liegt die Ursache normalerweise bei der Empfängerseite beziehungsweise deren Mailinfrastruktur.

In solchen Fällen kann die Zustellung nicht beschleunigt oder erzwungen werden. Die Nachricht wird gemäss den üblichen SMTP-Richtlinien erneut zugestellt, bis die Gegenstelle wieder erreichbar ist oder die maximale Zustellzeit erreicht wird.

Wann ist eine weitere Analyse sinnvoll?

Eine genauere Analyse ist sinnvoll, wenn:

die Verzögerungen dauerhaft auftreten
nur bestimmte Empfänger betroffen sind
eine konkrete Bounce-Meldung vorliegt
Nachrichten endgültig abgelehnt werden
ausschliesslich Microsoft-Empfänger betroffen sind

Für eine technische Analyse sind insbesondere die vollständige Bounce-Meldung, der Zeitstempel sowie Absender- und Empfängeradresse hilfreich.

Hinweis: Falls Nachrichten dauerhaft verzögert oder endgültig abgelehnt werden, obwohl die Zustellversuche mehrfach wiederholt wurden, stellen Sie dem Support die vollständige Bounce-Meldung zur Verfügung.