Ablehnung wegen schlechter Reputation bei einer neuen Domain

Hinweis: Dieser Hilfeartikel gilt für Mailhosting und Hosted Exchange. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Maildienst Sie verwenden, finden Sie weitere Informationen im folgenden Artikel.

https://www.green.ch/de/welchen-maildienst-verwende-ich

Nach der Registrierung einer neuen Domain kann es vorkommen, dass E-Mails von einzelnen Empfängern abgelehnt, verzögert oder als Spam eingestuft werden. Dies bedeutet nicht automatisch, dass der Maildienst oder der Anbieter eine Störung hat.

Die Ursache kann bei der Reputation der Domain, der Versand-IP-Adresse, des Mailservers oder einer Kombination daraus liegen. Neue Domains besitzen noch keine oder nur eine geringe Versandhistorie und können deshalb von empfangenden Mailanbietern strenger bewertet werden.

Was bedeutet «poor reputation»?

Reputation beschreibt das Vertrauen, das empfangende Mailanbieter und ihre Filtersysteme einer Domain, einer Subdomain, einer Versand-IP-Adresse oder einem Mailserver zuordnen.

Eine Ablehnung mit dem Hinweis «rejected - poor reputation» bedeutet, dass die empfangende Seite eine in der Nachricht verwendete Domain oder den verwendeten Mailserver aktuell nicht als ausreichend vertrauenswürdig einstuft.

Eine mögliche Fehlermeldung lautet:

554 Your access to this mail system has been rejected due to poor reputation of a domain used in message transfer

Diese Meldung bedeutet nicht automatisch, dass über die Domain tatsächlich Spam versendet wurde. Bei einer neuen Domain kann die fehlende Versandhistorie zu einer strengeren Bewertung führen.

Mögliche Auswirkungen

Eine fehlende oder schlechte Reputation kann folgende Auswirkungen haben:

Einstufung der Nachricht als Spam
Zustellverzögerungen
temporäre Ablehnungen
dauerhafte Ablehnungen durch einzelne Empfänger
Fehlermeldungen mit einem Hinweis auf eine schlechte Reputation

Eine technisch erfolgreich versendete E-Mail muss nicht zwingend im Posteingang des Empfängers erscheinen. Zwischen dem Versand, der Annahme durch den empfangenden Mailserver, der Spambewertung, dem Spamordner, der Quarantäne und einer vollständigen Ablehnung bestehen Unterschiede.

Die erfolgreiche Zustellung an einen Empfänger bedeutet nicht automatisch, dass die Nachricht auch von allen anderen Empfängern angenommen wird. Gmail, Microsoft, Bluewin und andere Anbieter verwenden unterschiedliche Bewertungsverfahren und Richtlinien.

Typische Ursachen

Die Domain ist neu und besitzt noch keine etablierte Versandhistorie.
Die Domain wird von Reputationsdiensten als unbekannt eingestuft.
SPF, DKIM oder DMARC fehlen oder sind nicht vollständig beziehungsweise fehlerhaft eingerichtet.
Die Versand-IP-Adresse besitzt eine schlechte Reputation.
Das Versandverhalten ist ungewöhnlich.
Kurz nach der Registrierung werden grosse Mengen von E-Mails versendet.
Der Domainname wirkt generisch.
Die Nachricht enthält spamverdächtige Inhalte, Links oder Anhänge.
Eine in der Signatur oder im Nachrichtentext verwendete Domain besitzt eine schlechte Reputation.
Eine Weiterleitung verwendet eine andere Domain.
Der empfangende Mailanbieter verwendet besonders strenge Spam- oder Reputationsfilter.

Bereits eine einzelne Domain innerhalb der Nachricht kann die Bewertung der gesamten E-Mail beeinflussen. Dazu gehören neben der Absenderdomain auch Domains in Links, Signaturen und Weiterleitungen.

Domain-Reputation und IP-Reputation unterscheiden

Die Reputation einer Domain und die Reputation der Versand-IP-Adresse sind unterschiedliche Bewertungsmerkmale.

Eine gute Domain-Reputation ersetzt keine schlechte IP-Reputation.
Eine gute IP-Reputation ersetzt keine schlechte Domain-Reputation.

Eine Ablehnung kann daher die Domain, die Versand-IP-Adresse, den Mailserver oder eine Kombination dieser Merkmale betreffen. Die genaue Ursache ergibt sich in der Regel aus der vollständigen Fehlermeldung des empfangenden Mailservers.

Was können Sie selbst prüfen?

Prüfen Sie die vollständige Fehlermeldung beziehungsweise Bounce-Meldung. Achten Sie auf den Fehlercode und den genannten Ablehnungsgrund.
Prüfen Sie, ob nur einzelne Empfänger oder bestimmte Mailanbieter betroffen sind.
Prüfen Sie, ob SPF, DKIM und DMARC für die Absenderdomain korrekt eingerichtet sind.
Prüfen Sie die Reputation der Domain und der Versand-IP-Adresse.
Prüfen Sie, ob die Domain oder die Versand-IP-Adresse auf einer verwendeten Reputations- oder Blockliste aufgeführt ist.
Prüfen Sie den Nachrichtentext, die Signatur, die Links und die Anhänge auf weitere verwendete Domains.
Versenden Sie eine Testnachricht ohne grosse Anhänge und ohne unnötige Links.
Verwenden Sie eine klare und nachvollziehbare Absenderadresse.
Verzichten Sie bei einer neuen Domain auf den Versand grosser Nachrichtenmengen.
Trennen Sie normale Geschäftskorrespondenz vom Newsletter- oder Marketingversand.

SPF, DKIM und DMARC

SPF, DKIM und DMARC erfüllen unterschiedliche Aufgaben:

SPF definiert, welche Systeme E-Mails für eine Domain versenden dürfen.
DKIM versieht E-Mails mit einer kryptografischen Signatur.
DMARC definiert, wie empfangende Systeme die Ergebnisse von SPF und DKIM bewerten sollen.

Diese Verfahren unterstützen die Erkennung von Domainmissbrauch und Spoofing. Sie garantieren jedoch weder eine vollständige Spamfreiheit noch eine sofortige gute Reputation oder die Annahme durch jeden Empfänger.

Weitere Informationen zu SPF, DKIM und DMARC:

https://www.green.ch/de/spf-dkim-und-dmark-erklaert

https://www.green.ch/de/dkim-und-dmarc-bei-green

https://www.green.ch/de/dmarc-grundlagen

Reputation einer neuen Domain aufbauen

Eine neue Domain benötigt eine Versandhistorie, damit empfangende Mailanbieter ihr Versandverhalten bewerten können. Versenden Sie legitime E-Mails regelmässig und vermeiden Sie ungewöhnliche oder plötzlich stark ansteigende Versandmengen.

Eine feste Dauer, nach der eine neue Domain automatisch eine gute Reputation erhält, lässt sich nicht allgemein angeben. Die Bewertung hängt vom jeweiligen Empfänger, vom Versandverhalten und von weiteren technischen Merkmalen ab.

Wenn nur einzelne Empfänger betroffen sind

Werden E-Mails von den meisten Empfängern angenommen, aber von einem bestimmten Anbieter oder Unternehmen abgelehnt, kann die Ursache bei den Spam- und Reputationsrichtlinien des betroffenen Empfängers liegen.

Der Empfänger kann die Ablehnung durch seinen Mailadministrator prüfen lassen. Eine empfängerseitige Freigabe der Absenderadresse oder Domain kann in einzelnen Fällen relevant sein. Eine solche Freigabe garantiert jedoch nicht, dass künftige Nachrichten unabhängig von ihrer Reputation oder ihrem Inhalt zugestellt werden.

Informationen zu Zustellungsproblemen bei einzelnen Anbietern:

https://www.green.ch/de/gmail-zustellungsprobleme

https://www.green.ch/de/bluewin-zustellungsprobleme

https://www.green.ch/de/hotmail-/-outlookcom-zustellungsprobleme

Reputations- und Blocklisten

Eine RBL ist eine Realtime Blacklist. Der Begriff bezeichnet keine einzelne Liste. Es bestehen verschiedene Listen mit unterschiedlichen Bewertungsgrundlagen.

Eine Eintragung auf einer Liste allein belegt nicht, dass diese Liste die konkrete Ablehnung verursacht. Prüfen Sie deshalb, welche Domain oder IP-Adresse aufgeführt ist und ob der betroffene Empfänger diese Liste verwendet.

Weitere Informationen:

https://www.green.ch/de/rbl-was-ist-das

https://www.green.ch/de/delisting-von-blacklists

https://www.green.ch/de/ip-reputation-schlecht-wegen-spam

Wann ist eine Kontaktaufnahme mit dem Support sinnvoll?

Prüfen Sie zuerst die vollständige Bounce-Meldung, die E-Mail-Authentifizierung sowie die Domain- und IP-Reputation.

Hinweis: Wenn die Ablehnung weiterhin auftritt und Sie die Ursache nicht eindeutig bestimmen können, wenden Sie sich an den Support. Übermitteln Sie die Absenderadresse, die Empfängeradresse, den Zeitpunkt des Versands und die vollständige Bounce-Meldung mit dem Fehlercode.