Spamfilter zu scharf eingestellt
Hinweis: Dieser Hilfeartikel gilt nur für Hosted Exchange. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Maildienst Sie verwenden, finden Sie weitere Informationen im folgenden Artikel.
https://www.green.ch/de/welchen-maildienst-verwende-ich
Hosted Exchange verwendet einen mehrstufigen Spam- und Bedrohungsschutz. Dabei werden eingehende Nachrichten anhand verschiedener Kriterien bewertet. Dazu gehören unter anderem die Reputation von Absendern und IP-Adressen, SPF-, DKIM- und DMARC-Prüfungen, enthaltene Links und Anhänge, Versandmuster sowie weitere Sicherheitsmerkmale.
Wird eine erwartete E-Mail fälschlicherweise als Spam erkannt, in die Quarantäne verschoben oder blockiert, können die Spamfilter-Einstellungen überprüft und angepasst werden.
Spamfilter-Einstellungen prüfen und anpassen
- Melden Sie sich als Administrator an.
- Öffnen Sie die Spamfilter-Verwaltung.
- Prüfen Sie die aktiven Spamfilter- und Sicherheitsrichtlinien.
- Kontrollieren Sie, ob Nachrichten aufgrund der aktuellen Richtlinien blockiert oder in die Quarantäne verschoben werden.
- Passen Sie die Einstellungen vorsichtig an und testen Sie die Auswirkungen mit einer neuen E-Mail.
Weitere Informationen zur Verwaltung des Spamfilters:
https://www.green.ch/de/wie-verwalte-ich-mein-spamfilter-im-edgepilot
https://www.green.ch/de/hex/spamfilter-richtlinien
Spamfilter weniger streng einstellen
Wenn regelmässig erwünschte Nachrichten als Spam erkannt werden, kann die Spamfilter-Richtlinie angepasst werden.
- Melden Sie sich als Administrator an.
- Öffnen Sie Email Threat Protection.
- Wechseln Sie zu Einstellungen.
- Öffnen Sie die Registerkarte Spamfilter-Richtlinie.
- Falls die automatische Richtlinienverwaltung aktiv ist, klicken Sie auf Manually Manage Policies.
- Öffnen Sie den Abschnitt Gewichtsüberprüfung.
- Deaktivieren Sie die Schieberegler bei Weight10 und Weight15.
- Klicken Sie auf Speichern.
Durch diese Anpassung wird die Spamfilterung weniger streng. Dadurch können erwünschte Nachrichten häufiger direkt zugestellt werden.
Quarantäne prüfen
Wird eine Nachricht nicht zugestellt, prüfen Sie zuerst die Quarantäne.
Der Spamfilter kann Nachrichten annehmen und in die Quarantäne verschieben, anstatt sie direkt zuzustellen. In diesem Fall wurde die Nachricht nicht verloren, sondern durch den Spamfilter zurückgehalten.
- Melden Sie sich als Administrator an.
- Öffnen Sie Email Threat Protection.
- Wählen Sie Quarantäne.
- Suchen Sie die betroffene Nachricht.
- Markieren Sie die Nachricht.
- Klicken Sie auf Freigeben.
Je nach Konfiguration können Nachrichten freigegeben und Absender dauerhaft zugelassen werden.
Weitere Informationen:
https://www.green.ch/de/hosted-exchange-quarantaene-verwalten
https://www.green.ch/de/hex-quarantaene
Allowlist und Blocklist prüfen
Allowlists und Blocklists können E-Mail-Adressen, Domains oder IP-Adressen enthalten und die Zustellung beeinflussen.
Prüfen Sie insbesondere:
- ob der betroffene Absender versehentlich blockiert wurde
- ob eine ganze Domain blockiert wurde
- ob bereits eine Allowlist-Regel vorhanden ist
- ob bestehende Regeln die Zustellung beeinflussen
Über den Bereich Filter in Email Threat Protection können Sie:
- einzelne E-Mail-Adressen zulassen
- ganze Domains zulassen
- einzelne E-Mail-Adressen blockieren
- ganze Domains blockieren
E-Mail-Protokolle zur Analyse verwenden
Die E-Mail-Protokolle helfen bei der Analyse von Zustellungsproblemen.
Die Protokolle zeigen unter anderem:
- eingegangene Nachrichten
- versendete Nachrichten
- abgelehnte Nachrichten
- den Zeitpunkt der Verarbeitung
- Spam- und Sicherheitsbewertungen
Dadurch lässt sich häufig erkennen, ob eine Nachricht zugestellt, abgelehnt oder durch den Spamfilter verarbeitet wurde.
Die Protokolle erfassen nur Nachrichten zu oder von externen Domains. Nachrichten innerhalb derselben Hosted-Exchange-Organisation sind dort nicht sichtbar.
Weitere Informationen:
https://www.green.ch/de/hex-logs
Typische Ursachen für falsch erkannte Spam-Nachrichten
- Der Absender oder dessen Domain besitzt eine schlechte Reputation.
- SPF-, DKIM- oder DMARC-Prüfungen schlagen fehl.
- Die Nachricht enthält verdächtige Links oder Anhänge.
- Ein Eintrag auf einer Blockliste beeinflusst die Zustellung.
- Die Nachricht wurde in die Quarantäne verschoben.
- Eine Regel verschiebt oder blockiert die Nachricht.
- Der Absender verwendet eine fehlerhafte Mailserver-Konfiguration.
- REVDNS, RETURNPATH, ROUTING oder HELOBOGUS weisen auf technische Probleme beim Absender hin.
- ARGDBL, SPAMDOMAINS oder ähnliche Reputationsprüfungen erhöhen den Spam-Score.
- PHISHING, PHISHURL oder SPEARPHISH erkennen verdächtige Inhalte.
- HTMLSCRIPT, HTTPREDIRECT oder IPINURL werden als verdächtige Merkmale erkannt.
- WEIGHT20 oder WEIGHT30 überschreiten den definierten Spam-Schwellenwert.
Weitere Informationen zu SPF, DKIM und DMARC:
https://www.green.ch/de/spf-dkim-und-dmark-erklaert
https://www.green.ch/de/dkim-und-dmarc-bei-green
Bedeutung häufiger Spam-Tags
Spam-Tags zeigen, welche Prüfungen bei einer Nachricht angeschlagen haben. Ein einzelnes Tag bedeutet nicht automatisch, dass eine Nachricht Spam ist.
Häufig bei Newslettern
- BULKMAILER: Massenversand über ein Newsletter-System.
- OPTOUT: Abmeldelink vorhanden.
- WEBBUG: Trackingpixel vorhanden.
- COMMENTS: HTML-Kommentare erkannt.
Diese Merkmale kommen häufig bei legitimen Newslettern vor und führen allein normalerweise nicht zu einer Blockierung.
Absenderauthentifizierung
- SPFHARDFAIL: SPF-Prüfung definitiv fehlgeschlagen.
- SPFSOFTFAIL: SPF wahrscheinlich fehlerhaft.
- DKIM: DKIM-Prüfung fehlgeschlagen.
- DMARC: DMARC-Prüfung fehlgeschlagen.
Fehlgeschlagene Authentifizierungsprüfungen erhöhen den Spam-Score deutlich und können zur Quarantäne oder Blockierung führen.
Technische Merkmale
- REVDNS: Kein Reverse DNS vorhanden.
- HELOBOGUS: Ungültige HELO- oder EHLO-Angaben.
- RETURNPATH: Auffälliger oder fehlerhafter Return-Path.
- ROUTING: Auffällige Routing-Informationen.
Weitere Informationen
https://www.green.ch/de/hex-alles-wegen-spams-und-quarantaene
https://www.green.ch/de/hosted-exchange-quarantaene-verwalten
https://www.green.ch/de/wie-verwalte-ich-mein-spamfilter-im-edgepilot
Hinweis: Falls eine Nachricht trotz Überprüfung der Quarantäne, der Allowlist, der Blocklist, der Spamfilter-Richtlinien und der Protokolle weiterhin nicht zugestellt wird, wenden Sie sich an den Support. Halten Sie für die Analyse nach Möglichkeit Angaben zu Absender, Empfänger, Datum und Uhrzeit der betroffenen Nachricht bereit.