HEX Alles wegen Spams und Quarantäne

Hinweis: Dieser Hilfeartikel gilt nur für Hosted Exchange. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Maildienst Sie verwenden, finden Sie weitere Informationen im folgenden Artikel.

https://www.green.ch/de/welchen-maildienst-verwende-ich

 

Warum fehlen E-Mails trotz aktivem Hosted Exchange?

Wenn erwartete E-Mails nicht eintreffen, bedeutet dies nicht automatisch, dass die Nachricht verloren gegangen ist.

Nachrichten können:

• durch den Spam- und Bedrohungsschutz abgelehnt werden
• in die Quarantäne verschoben werden
• als Spam markiert werden
• durch Postfachregeln verschoben oder gelöscht werden
• durch Weiterleitungen an andere Empfänger zugestellt werden
• in andere Ordner verschoben werden

Prüfen Sie deshalb immer die Quarantäne, den Spam- beziehungsweise Junk-Ordner sowie vorhandene Regeln und Weiterleitungen.

 

Unterschied zwischen Quarantäne und Spamordner

Die Quarantäne und der Spam- beziehungsweise Junk-Ordner sind nicht dasselbe.

• Quarantäne: Die Nachricht wurde vom serverseitigen Spam- oder Bedrohungsschutz zurückgehalten und noch nicht im Postfach zugestellt.
• Spam- oder Junk-Ordner: Die Nachricht wurde bereits zugestellt, aber vom Spamfilter oder E-Mail-Programm als Spam eingestuft.

Eine Nachricht kann daher in der Quarantäne fehlen und trotzdem im Spam- oder Junk-Ordner liegen oder umgekehrt.

 

Quarantäne verwalten

Bei Hosted Exchange wird die Quarantäne verwaltet, damit verdächtige oder potenziell schädliche Nachrichten vor der Zustellung überprüft werden können.

Administratoren können:

• zurückgehaltene Nachrichten suchen
• Nachrichten freigeben
• Absender zulassen
• Spamfilter-Einstellungen verwalten

Nach der Freigabe wird die Nachricht dem Postfach zugestellt.

Weitere Informationen:

https://www.green.ch/de/hosted-exchange-quarantaene-verwalten

https://www.green.ch/de/wie-verwalte-ich-mein-spamfilter-im-edgepilot

 

Allowlist und Blocklist

Administratoren können Absender gezielt zulassen oder blockieren.

• Allowlist: Nachrichten von bestimmten Absendern, Domains oder IP-Adressen werden bevorzugt zugelassen.
• Blocklist: Nachrichten von bestimmten Absendern, Domains oder IP-Adressen werden blockiert.

Eine Allowlist garantiert die Zustellung einer Nachricht nicht. Nachrichten können weiterhin durch andere Sicherheitsprüfungen blockiert werden.

Weitere Informationen:

https://www.green.ch/de/wie-verwalte-ich-mein-spamfilter-im-edgepilot

 

Mögliche Ursachen für vermisste E-Mails

• Die Nachricht wurde durch den Spamfilter abgelehnt.
• Die Nachricht wurde in die Quarantäne verschoben.
• Die Nachricht wurde im Spam- oder Junk-Ordner abgelegt.
• Eine Postfachregel hat die Nachricht verschoben oder gelöscht.
• Eine Weiterleitung hat die Nachricht an eine andere Adresse zugestellt.
• Das Postfach ist voll.
• Die Nachricht wurde in einen anderen Ordner verschoben.
• Der Absender wurde blockiert.
• Die Nachricht wurde aufgrund von SPF-, DKIM- oder DMARC-Problemen zurückgewiesen.
• Die Nachricht wurde aufgrund einer schlechten Domain- oder IP-Reputation blockiert.

 

Wie funktioniert der Spamfilter?

Der Spamfilter bewertet jede Nachricht anhand technischer und inhaltlicher Merkmale.

Dazu gehören unter anderem:

• Absender-Reputation
• IP-Reputation
• SPF-Prüfung
• DKIM-Prüfung
• DMARC-Prüfung
• Links und Zieladressen
• Dateianhänge
• Versandverhalten
• bekannte Spam- und Bedrohungsmuster

Spamfilter bewerten Nachrichten anhand dieser Merkmale und nicht anhand der Bekanntheit eines Unternehmens oder Absenders.

Weitere Informationen:

https://www.green.ch/de/was-tun-bei-so-viel-spam

https://www.green.ch/de/was-tun-bei-so-viel-spam/was-ist-spam

https://www.green.ch/de/hex-spamfilter-grund-und-verantwortung

 

SpamLab-Link ist ungültig

Ein Link aus einem SpamLab-Bericht kann nach einiger Zeit oder nach Änderungen ungültig werden.

Auch wenn ein früherer Link nicht mehr funktioniert, kann sich die betreffende Nachricht weiterhin in der Quarantäne befinden.

Prüfen Sie in diesem Fall die Quarantäne direkt.

Weitere Informationen:

https://www.green.ch/de/hex-spamlab-links-ungueltig

 

Wenn die Ursache nicht gefunden werden kann

Prüfen Sie folgende Punkte:

• Quarantäne
• Spam- beziehungsweise Junk-Ordner
• Postfachregeln
• Weiterleitungen
• Postfachgrösse

Falls eine Untersuchung erforderlich ist, halten Sie möglichst folgende Informationen bereit:

• Absender
• Empfänger
• Datum
• möglichst genaue Uhrzeit
• Beschreibung der vermissten Nachricht

Hinweis: Falls die Nachricht weder in der Quarantäne noch im Spam- beziehungsweise Junk-Ordner gefunden werden kann oder weiterhin unklar ist, weshalb sie nicht zugestellt wurde, wenden Sie sich an den Support. Für bestimmte Fälle kann eine weitergehende technische Prüfung erforderlich sein.