Hosted Exchange: Spamfilter, Grundlagen und Verantwortung

Hinweis: Dieser Hilfeartikel gilt nur für Hosted Exchange. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Maildienst Sie verwenden, finden Sie weitere Informationen im folgenden Artikel.

https://www.green.ch/de/welchen-maildienst-verwende-ich

Der Spamfilter von Hosted Exchange prüft eingehende und ausgehende E-Mails anhand verschiedener technischer Merkmale. Dazu gehören unter anderem die Reputation von Absendern, Domains und IP-Adressen, SPF-, DKIM- und DMARC-Prüfungen, enthaltene Links und Anhänge, Versandmuster, Nachrichteninhalte sowie bekannte Bedrohungsmerkmale.

Der Spamfilter dient dem Schutz vor Spam, Phishing, Malware und anderen unerwünschten Nachrichten. Er kann jedoch nicht garantieren, dass jede unerwünschte E-Mail erkannt oder jede erwünschte E-Mail zugestellt wird. Die Bewertung einer Nachricht basiert immer auf einer Kombination verschiedener Prüfungen.

Ein Spamfilter bewertet E-Mails anhand technischer Merkmale und nicht anhand der Bekanntheit eines Unternehmens oder der persönlichen Beziehung zum Absender. Deshalb können auch E-Mails von bekannten Unternehmen als Spam eingestuft werden, wenn bestimmte technische Prüfungen anschlagen.

Mögliche Ergebnisse der Spamprüfung

Abhängig vom Prüfergebnis kann eine E-Mail unterschiedlich verarbeitet werden.

Die E-Mail wird während der Übertragung abgelehnt. Der sendende Mailserver erhält eine Fehlermeldung.
Die E-Mail wird angenommen und in die serverseitige Quarantäne verschoben.
Die E-Mail wird zugestellt, aber als Spam markiert oder in den Junk- beziehungsweise Spamordner einsortiert.

Zusätzlich können lokale oder serverseitige Regeln eine bereits zugestellte E-Mail verschieben oder löschen. Die Quarantäne und der Junk- beziehungsweise Spamordner sind deshalb nicht dasselbe.

Wie Spamfilter Nachrichten bewerten

Die Spam-Erkennung basiert nicht auf einem einzelnen Merkmal. Jede Nachricht durchläuft mehrere Prüfungen.

Zu den häufig verwendeten Prüfverfahren gehören:

Prüfung von Absender-, Domain- und IP-Reputation
Blacklists und Whitelists
SPF-, DKIM- und DMARC-Prüfungen
Analyse von Links und Anhängen
Prüfung technischer Headerinformationen
Erkennung von Phishing- und Betrugsmustern
Analyse von Versandverhalten und Versandmustern
Inhaltsprüfungen und Sicherheitsprüfungen

Aus den verschiedenen Prüfungen wird eine Gesamtbewertung erstellt. Wird ein definierter Grenzwert überschritten, kann die Nachricht als Spam eingestuft, in Quarantäne verschoben oder abgelehnt werden.

Auch Links auf Webseiten, die auf globalen Blacklists geführt werden, können die Spam-Bewertung erhöhen.

Warum wichtige E-Mails im Spamordner landen können

Viele seriöse Unternehmen verwenden Newsletter-Systeme, Tracking-Links oder Massenmailing-Plattformen. Diese technischen Merkmale können bei Spamfiltern ähnliche Bewertungen auslösen wie bei unerwünschten Nachrichten.

Ein typisches Beispiel sind Prüfmarker wie ARGDBL, LINKRISK, BULKMAILER oder erhöhte Bewertungsstufen wie WEIGHT10, WEIGHT15 oder WEIGHT20. Solche Einträge zeigen, welche Filterregeln bei einer Nachricht angeschlagen haben.

Dies bedeutet nicht automatisch, dass eine Nachricht gefährlich oder unerwünscht ist. Der Spamfilter bewertet lediglich die festgestellten technischen Merkmale.

Verantwortung von Administratoren und Benutzern

Administratoren sind für die Verwaltung der verfügbaren Spamfilter-Einstellungen verantwortlich.

Dazu gehören insbesondere:

Quarantäne verwalten
Allowlists verwalten
Blocklists verwalten
Spamfilter-Richtlinien prüfen
Spamfilter-Richtlinien anpassen

Einträge in Allowlists und Blocklists können E-Mail-Adressen, Domains oder IP-Adressen betreffen und gelten organisationsweit.

Benutzer und Administratoren sollten bei vermissten oder unerwartet gefilterten E-Mails folgende Punkte prüfen:

Prüfen Sie den Junk- beziehungsweise Spamordner.
Prüfen Sie die Quarantäne.
Prüfen Sie bestehende Regeln und Weiterleitungen.
Prüfen Sie vorhandene Allowlist- und Blocklist-Einträge.
Prüfen Sie bei Ablehnungen die vollständige Unzustellbarkeitsmeldung.

Lernfähigkeit des Spamfilters

Spamfilter sind lernfähig. Wenn unerwünschte Nachrichten als Spam behandelt und erwünschte Nachrichten ausdrücklich zugelassen werden, können diese Informationen in zukünftige Bewertungen einfliessen.

Neue Spam-Kampagnen, Phishing-Angriffe und Betrugsversuche müssen zunächst erkannt werden. Deshalb können neue Bedrohungen anfangs unauffällig erscheinen, bis genügend Informationen für eine zuverlässige Bewertung vorliegen.

Es ist deshalb sinnvoll:

wichtige Absender auf die Allowlist zu setzen
unerwünschte Nachrichten weiterhin als Spam zu behandeln
erwünschte Nachrichten als zulässig zu kennzeichnen
nicht auf Spam- oder Phishing-Nachrichten zu antworten

Verantwortung der Mailplattform und externer Mailanbieter

Die Mailplattform übernimmt die technische Verarbeitung sowie den Spam- und Bedrohungsschutz.

Bei ausgehenden E-Mails entscheidet jedoch immer das empfangende Mailsystem über Annahme, Quarantäne, Verzögerung oder Ablehnung einer Nachricht.

Jeder Mailanbieter verwendet eigene Spamfilter, Reputationssysteme und Sperrlisten. Daher kann eine Allowlist in Hosted Exchange nicht garantieren, dass eine Nachricht bei einem fremden Mailanbieter zugestellt wird.

Weitere Informationen zu Zustellungsproblemen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/gmail-zustellungsprobleme

https://www.green.ch/de/hotmail-/-outlookcom-zustellungsprobleme

https://www.green.ch/de/bluewin-zustellungsprobleme

Spamfilter-Einstellungen anpassen

Eine pauschale Lockerung oder Deaktivierung von Spamfilter-Richtlinien ist nicht für jede Organisation geeignet.

Weniger strenge Filter können dazu führen, dass mehr unerwünschte oder schädliche Nachrichten zugestellt werden.

Prüfen Sie deshalb zuerst die Quarantäne, die Allowlist, die Blocklist und die konkreten Merkmale der betroffenen Nachricht.

Weitere Informationen:

https://www.green.ch/de/wie-verwalte-ich-mein-spamfilter-im-edgepilot

https://www.green.ch/de/hex/spamfilter-richtlinien

https://www.green.ch/de/hex-spamfilter-zu-scharf-eingestellt

E-Mails in der Quarantäne

Eine in der Quarantäne zurückgehaltene E-Mail kann gesucht und freigegeben werden.

Je nach verfügbaren Funktionen kann der Absender bei der Freigabe gleichzeitig dauerhaft zugelassen werden.

Weitere Informationen:

https://www.green.ch/de/hosted-exchange-quarantaene-verwalten

https://www.green.ch/de/hex-2016-e-mail-freigeben-edgepilot

https://www.green.ch/de/hex-quarantaene

Weitere Informationen

https://www.green.ch/de/hex-alles-wegen-spams-und-quarantaene

https://www.green.ch/de/spf-dkim-und-dmark-erklaert

https://www.green.ch/de/dkim-und-dmarc-bei-green

https://www.green.ch/de/was-tun-bei-so-viel-spam

https://www.green.ch/de/was-tun-bei-so-viel-spam/was-ist-spam

Hinweis: Falls eine E-Mail trotz Prüfung von Junk- beziehungsweise Spamordner, Quarantäne, Regeln, Weiterleitungen sowie Allowlist und Blocklist weiterhin nicht auffindbar ist, kann eine weitergehende technische Analyse erforderlich sein. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Support und stellen Sie möglichst die Absenderadresse, Empfängeradresse, das Datum, die Uhrzeit sowie die vollständige Unzustellbarkeitsmeldung bereit.