Autoresponder

Hinweis: Dieser Hilfeartikel gilt nur für Surf Mail, Mailhosting und Hosted Exchange. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Maildienst Sie verwenden, finden Sie weitere Informationen im folgenden Artikel.

https://www.green.ch/de/welchen-maildienst-verwende-ich

Was ist ein Autoresponder?

Ein Autoresponder, auch Abwesenheitsmeldung oder automatische Antwort genannt, versendet automatisch eine Antwort auf eingehende E-Mails.

Er informiert Absender darüber, dass Nachrichten während eines bestimmten Zeitraums nicht oder nur verzögert bearbeitet werden.

Der Absender erhält dabei automatisch eine vordefinierte Nachricht, ohne dass Sie die E-Mail manuell beantworten müssen.

Typische Einsatzbereiche

Ferien und Abwesenheiten
Krankheit oder längere Nichterreichbarkeit
Feiertage
Automatische Eingangsbestätigungen
Hinweise auf alternative Kontaktpersonen
Automatische Informationen zu Öffnungszeiten oder Erreichbarkeit

Eine Abwesenheitsmeldung sollte nur die notwendigen Informationen enthalten. Geben Sie nach Möglichkeit den Zeitraum der Abwesenheit und eine alternative Kontaktmöglichkeit an.

Veröffentlichen Sie keine sensiblen Informationen wie Reisepläne, private Kontaktdaten oder interne Abläufe.

Wo kann ein Autoresponder eingerichtet werden?

Je nach E-Mail-Dienst wird die Abwesenheitsmeldung an unterschiedlichen Stellen eingerichtet.

Web- & Mailhosting: im Hosting-Webmail
Consumer Mail / SurfMail: im Consumer-Mail-Webmail
Hosted Exchange: über Outlook Web App (OWA) oder Exchange-Funktionen
Lokale Mailprogramme: teilweise über Regeln im Mailprogramm

Serverseitige Abwesenheitsmeldungen sind zu bevorzugen. Eine lokal im Mailprogramm eingerichtete Regel funktioniert unter Umständen nur, solange das Mailprogramm geöffnet ist.

Abwesenheitsmeldung bei Web- & Mailhosting

Für Web- & Mailhosting können Sie einen Autoresponder direkt im Webmail einrichten.

Weitere Informationen:

https://www.green.ch/de/wie-richte-ich-ein-autoresponder-ein

Melden Sie sich im Webmail an.
Öffnen Sie Einstellungen.
Wählen Sie E-Mail.
Öffnen Sie den Reiter Abwesenheit.
Aktivieren Sie Automatische Abwesenheitsnachricht aktivieren.
Geben Sie Betreff und Nachricht ein.
Legen Sie bei Bedarf Start- und Enddatum fest.
Definieren Sie das gewünschte Antwortintervall.
Speichern Sie die Einstellungen.

Antwortintervall

Im Feld Antwortintervall / Reply interval legen Sie fest, nach wie vielen Tagen derselbe Absender erneut eine automatische Antwort erhält.

Ein kurzes Intervall ist in den meisten Fällen sinnvoll.

Empfehlungen

Verwenden Sie möglichst wenige zusätzliche Regeln oder Einschränkungen.
Prüfen Sie Start- und Enddatum sorgfältig.
Hinterlegen Sie bei Bedarf eine alternative Kontaktadresse.
Kontrollieren Sie nach Ihrer Rückkehr, ob die Abwesenheitsmeldung deaktiviert wurde.
Berücksichtigen Sie mögliche Wechselwirkungen mit Weiterleitungen und anderen Regeln.

Hinweis: Falls die automatische Antwort nicht versendet wird, prüfen Sie die Zeitsteuerung und testen Sie die Funktion erneut.

Abwesenheitsmeldung bei Consumer Mail / SurfMail

Für Consumer Mail und SurfMail können Sie eine automatische Abwesenheitsmeldung direkt im Webmail einrichten.

Weitere Informationen:

https://www.green.ch/de/abwesenheitsmeldung-fuer-surfmail/consumermail

Melden Sie sich im Webmail an.
Öffnen Sie Einstellungen.
Wählen Sie Abwesenheit / Out of Office.
Geben Sie einen Betreff ein.
Erfassen Sie die automatische Antwort im Nachrichtenfeld.
Definieren Sie Beginn und Ende der Abwesenheit.
Aktivieren Sie die Abwesenheitsmeldung über den Status.
Speichern Sie die Einstellungen.

Erweiterte Einstellungen

Bei mehreren E-Mail-Adressen kann die Funktion Mit allen meinen Adressen ausfüllen / Fill with all my addresses verwendet werden.

Hosted Exchange und Outlook Web App (OWA)

Bei Hosted Exchange können automatische Antworten direkt in der Outlook Web App (OWA) eingerichtet werden.

Öffnen Sie die Outlook Web App über die OWA-Adresse Ihrer Domain.
Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse oder Ihrem Benutzernamen und dem Passwort an.
Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad und wählen Sie Optionen.
Wählen Sie E-Mail organisieren.
Öffnen Sie den Bereich Automatische Antworten.
Aktivieren Sie Automatische Antworten senden.
Definieren Sie bei Bedarf einen Zeitraum für die automatische Antwort.
Erfassen Sie die Nachricht für Empfänger innerhalb Ihrer Organisation.
Erfassen Sie die Nachricht für Empfänger ausserhalb Ihrer Organisation.
Speichern Sie die Einstellungen.

Autoresponder und Weiterleitungen

Ein Autoresponder ist nicht dasselbe wie eine E-Mail-Weiterleitung.

Ein Autoresponder sendet automatisch eine Antwort an den Absender.
Eine Weiterleitung leitet eingehende E-Mails an eine andere E-Mail-Adresse weiter.

Weitere Informationen zu Weiterleitungen:

https://www.green.ch/de/wie-erstelle-ich-eine-weiterleitung-im-webmail

Autoresponder und Regeln

Bei einigen Maildiensten können automatische Antworten zusätzlich über Regeln gesteuert werden.

Dadurch lassen sich beispielsweise Antworten nur für bestimmte Absender oder Situationen erstellen.

Die verfügbaren Funktionen hängen vom verwendeten Maildienst und Mailprogramm ab.

Sicherheit und Empfehlungen

Verwenden Sie in automatischen Antworten keine vertraulichen Informationen.
Geben Sie nur Kontaktinformationen weiter, die öffentlich bekannt sein dürfen.
Prüfen Sie vor längeren Abwesenheiten, ob der Autoresponder aktiviert wurde.
Deaktivieren Sie die automatische Antwort nach Ihrer Rückkehr wieder.