Alles über Hosted Exchange

Hinweis: Dieser Hilfeartikel gilt nur für Hosted Exchange. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Maildienst Sie verwenden, finden Sie weitere Informationen im folgenden Artikel.

https://www.green.ch/de/welchen-maildienst-verwende-ich

Hosted Exchange ist ein zentral verwalteter E-Mail- und Groupware-Dienst. Je nach Postfachtyp können Sie E-Mails, Kalender, Kontakte und Aufgaben zwischen unterstützten Geräten und Anwendungen synchronisieren. Mobile Push und weitere Exchange-Funktionen stehen abhängig vom Postfachtyp zur Verfügung.

Die Verwaltung der Hosted-Exchange-Organisation erfolgt über EdgePilot. Auf Ihr persönliches Postfach greifen Sie im Browser über OWA (Outlook Web App) zu.

Unterschied zu anderen Maildiensten

Hosted Exchange ist ein eigenständiger Dienst. Er ist nicht mit Web- und Mailhosting, Consumer Mail / SurfMail, ePost, Microsoft 365 oder Exchange Online gleichzusetzen.

Hosted Exchange verwendet eine eigene Infrastruktur, eigene Verwaltungswerkzeuge und eigene Verbindungsdaten. Die verfügbaren Funktionen hängen vom gebuchten Postfachtyp und von der gewählten Einrichtungsmethode ab.

IMAP synchronisiert hauptsächlich E-Mails und Mailordner.
POP lädt E-Mails in der Regel lokal auf ein Gerät herunter.
MAPI beziehungsweise Exchange ermöglicht zusätzlich die Synchronisation von Kalendern, Kontakten und Aufgaben.

Eine Einrichtung über IMAP bietet deshalb nicht denselben Funktionsumfang wie eine Exchange- beziehungsweise MAPI-Einrichtung.

Hosted Exchange und Microsoft 365

Hosted Exchange und Microsoft 365 sind unterschiedliche Produkte. Microsoft-365-Lizenzen mit einem eigenen Exchange-Dienst sollen gemäss den vorhandenen Produktinformationen nicht parallel mit Hosted Exchange auf derselben Domain verwendet werden. Microsoft 365 Apps for Business ohne eigenen Exchange-Dienst kann hingegen mit Hosted Exchange kombiniert werden.

Weitere Informationen zur parallelen Nutzung finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/o365-parallel-mit-hex

Postfachtypen

Bei Hosted Exchange stehen unterschiedliche Postfachtypen zur Verfügung. Der Postfachtyp bestimmt unter anderem die verwendete Verbindungstechnik, den Speicherplatz und die verfügbaren Exchange-Funktionen.

Lite: POP und IMAP, 2 GB Speicherplatz, ein Postfach
Lite Plus: MAPI, 25 GB Speicherplatz, Mobile Push, ein Postfach
Full: MAPI, gemäss Produktseite unlimitierter Speicherplatz, Mobile Push, Outlook-Lizenz, ein Postfach

Die Produktinformationen nennen ausserdem OWA als Browserzugriff, 99,9 Prozent Verfügbarkeit, Serverüberwachung und eine Wiederherstellung bis zu 30 Tage zurück.

Bei einem Lite-Postfach stehen über POP oder IMAP hauptsächlich E-Mail-Funktionen zur Verfügung. Verwenden Sie Lite Plus oder Full mit einer Exchange- beziehungsweise MAPI-Einrichtung, wenn Sie zusätzlich Kalender, Kontakte und Aufgaben synchronisieren möchten.

Hosted Exchange in Betrieb nehmen

Für die Inbetriebnahme müssen das Abonnement, die Hosted-Exchange-Organisation, die benötigten Benutzer und die DNS-Einträge aufeinander abgestimmt sein.

Bestellen Sie das Hosted-Exchange-Abonnement für die gewünschte Domain.
Richten Sie den Administratorzugang für die Hosted-Exchange-Organisation ein.
Erstellen Sie die benötigten Benutzer und weisen Sie jedem Benutzer den passenden Postfachtyp zu.
Erfassen Sie bei Bedarf Mail-Aliase, Kontakte, Verteilergruppen und weitere benötigte Ressourcen.
Sichern Sie bestehende E-Mails und weitere Postfachdaten, bevor Sie vorhandene Konten oder Maildienste verändern.
Erstellen Sie alle benötigten Hosted-Exchange-Postfächer, bevor Sie die DNS-Einträge umstellen.
Hinterlegen Sie die für Hosted Exchange vorgesehenen DNS-Einträge.
Prüfen Sie die Anmeldung in OWA und testen Sie den internen und externen E-Mail-Versand.
Richten Sie Outlook und weitere Geräte entsprechend dem jeweiligen Postfachtyp ein.
Prüfen Sie Kalender, Kontakte, Aufgaben, Weiterleitungen und Verteilergruppen separat, sofern Sie diese Funktionen verwenden.

Weitere Informationen zu den erforderlichen DNS-Einträgen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/standard-dns-records-hosted-exchange

Hinweis: Falls Hosted Exchange trotz vollständig eingerichteter Benutzer und korrekter DNS-Einträge nicht ordnungsgemäss funktioniert, kann eine technische Nachbearbeitung erforderlich sein. Wenden Sie sich in diesem Fall an den Support.

Verwaltung über EdgePilot

Die Administration der Hosted-Exchange-Organisation erfolgt über EdgePilot. Ein persönliches Postfach verfügt nicht automatisch über Administratorrechte.

Administratoren können unter anderem folgende Bereiche verwalten:

Benutzer und Postfächer
Postfachtypen
Passwörter
Administratorrechte
Mail-Aliase
Kontakte
Verteilergruppen
Postfach-Upgrades
Haftungsausschlüsse
Spamfilter-Richtlinien
Quarantäne
Allow- und Blocklisten

Für die Verwaltung benötigen Sie einen EdgePilot-Benutzer mit Administratorrechten. Das Passwort eines persönlichen Postfachs, das EdgePilot-Administratorpasswort und der MY-Benutzer sind unterschiedliche Zugangsdaten.

Benutzer und Administratorrechte

Weitere Informationen zur Benutzererstellung und zur Vergabe von Administratorrechten finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hex-2016-benutzererstellung-edgepilot

https://www.green.ch/de/hex-2016-administratoren-rechte-zuteilen-edgepilot

Mail-Aliase, Kontakte und Verteilergruppen

Mail-Aliase sind zusätzliche E-Mail-Adressen, die einem bestehenden Postfach zugeordnet werden. Kontakte und Verteilergruppen werden separat verwaltet.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hex-2016-mail-alias-erstellen-edgepilot

https://www.green.ch/de/hex-2016-kontakt-erstellen-edgepilot

https://www.green.ch/de/hex/hex-erstellen-einer-verteilergruppe-im-edgepilot

https://www.green.ch/de/hex-mailaliase-weiterleitungen-und-verteilergruppen

Postfachtyp ändern

Ein Postfach kann abhängig von den verfügbaren Abonnements auf einen anderen Postfachtyp umgestellt werden. Beachten Sie, dass sich dadurch der Funktionsumfang und die Einrichtung auf den verwendeten Geräten ändern können.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hex-2016-upgrade-mailbox-edgepilot

Haftungsausschluss einrichten

Administratoren können einen Haftungsausschluss für ausgehende Nachrichten einrichten oder anpassen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hex-2016-hinzufuegen/aendern-eines-haftungsausschlusses-disclaimer-edgepilot

Webmail und OWA

OWA (Outlook Web App) ist der browserbasierte Zugang zu Ihrem Hosted-Exchange-Postfach. Sie können OWA verwenden, ohne ein lokales E-Mail-Programm einzurichten.

OWA eignet sich auch zur Eingrenzung von Zugriffsproblemen. Wenn die Anmeldung in OWA funktioniert, das eingerichtete E-Mail-Programm jedoch weiterhin einen Fehler anzeigt, kann die Ursache bei der lokalen Kontoeinrichtung, beim Outlook-Profil, bei gespeicherten Anmeldeinformationen oder bei einem dort hinterlegten veralteten Passwort liegen.

Funktioniert auch die Anmeldung in OWA nicht, prüfen Sie das Passwort und lassen Sie bei Bedarf den Status des Postfachs kontrollieren.

Postfachbelegung in OWA prüfen

Melden Sie sich unter der folgenden Adresse in OWA an.

ch.exg7.exghost.com/owa

Öffnen Sie oben rechts das Zahnradsymbol.
Wählen Sie «Optionen».
Öffnen Sie «Allgemein».
Wählen Sie «Mein Konto».
Prüfen Sie die Anzeige «Postfachverwendung».

Unter «Postfachverwendung» sehen Sie die aktuelle Belegung und den verfügbaren Speicherplatz Ihres Postfachs.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hex-owa-speicherlimite

Automatische Antwort einrichten

Eine automatische Antwort beziehungsweise Abwesenheitsmeldung können Sie in OWA einrichten.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hosted-exchange-automatische-antwort-einrichten-owa

Passwort ändern und Zugriff prüfen

Das Passwort eines Hosted-Exchange-Postfachs wird durch einen berechtigten Administrator im EdgePilot verwaltet.

Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Benutzer in EdgePilot an.
Öffnen Sie den Bereich «Benutzer».
Wählen Sie «Benutzerverwaltung».
Öffnen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse.
Ändern Sie das Passwort des Postfachs.
Aktualisieren Sie das neue Passwort auf allen Geräten und in allen E-Mail-Programmen, die mit dem Postfach verbunden sind.
Prüfen Sie anschliessend die Anmeldung in OWA.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/e-mail-passwort-neu-setzen-hosted-exchange

https://www.green.ch/de/hex-passwort-aendern

Hinweis: Falls die Anmeldung in OWA auch mit dem neuen Passwort nicht funktioniert, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Hosted-Exchange-Organisation oder an den Support.

Passwort-Ablaufbenachrichtigungen

Die Standardrichtlinie für den Passwortablauf ist gemäss der Wissenssammlung auf 1'000 Tage eingestellt. Benutzer erhalten vor dem Ablauf des Passworts eine Benachrichtigung.

Ein Administrator kann die Passwort-Richtlinie im EdgePilot unter «Exchange» und «Policies» beziehungsweise «Richtlinien» anpassen. Änderungen an den Sicherheitsanforderungen erfolgen in der Verantwortung des Administrators.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hex/erinnerung-passwort-neu-setzen-fuer-hosted-exchange

https://www.green.ch/de/hex-passwort-expire-nachrichten

Verbindungsdaten auslesen

Die individuellen Verbindungs- und Installationsinformationen finden Sie beim betreffenden Benutzer im EdgePilot.

Melden Sie sich mit Ihrem Administrator-Benutzer im EdgePilot an.
Öffnen Sie «Benutzer».
Wählen Sie «Benutzerverwaltung».
Öffnen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse.
Wählen Sie «Exchange Einstellungen».
Öffnen Sie «E-Mail-Einstellungen».
Prüfen Sie die Installationsinformationen und die Verbindungsdaten für den betreffenden Postfachtyp.

Weitere Informationen zu den Verbindungsdaten finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/e-mail-verbindungsdaten-hosted-exchange

https://www.green.ch/de/hex-verbindungsdaten-auslesen-und-anleitungen/links

Hosted Exchange auf Geräten einrichten

Die passende Einrichtung hängt vom Gerät, dem E-Mail-Programm und dem Postfachtyp ab.

Automatische Exchange-Einrichtung
Manuelle Exchange-Einrichtung
IMAP-Einrichtung
POP-Einrichtung

Verwenden Sie für Lite Plus und Full nach Möglichkeit die Exchange- beziehungsweise MAPI-Einrichtung. Nur damit stehen neben E-Mails auch die unterstützten Kalender-, Kontakt- und Aufgabenfunktionen zur Verfügung.

Bei einer IMAP-Einrichtung werden hauptsächlich E-Mails und Mailordner synchronisiert. POP lädt E-Mails üblicherweise lokal herunter und eignet sich deshalb nur eingeschränkt für die einheitliche Nutzung eines Postfachs auf mehreren Geräten.

Outlook unter Windows

Weitere Informationen zur automatischen und manuellen Einrichtung finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/outlook-2010/2013/2016-lite-plus-full-einrichten

https://www.green.ch/de/outlook-windows-hosted-exchange-konto-manuell-einrichten

Outlook unter macOS

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/outlook-macos-hosted-exchange-einrichten

Apple iOS

Weitere Informationen zur Einrichtung von Lite Plus und Full auf einem iPhone oder iPad finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hosted-exchange-lite-plus-full-einrichten-apple-ios

Android

Weitere Informationen zur Einrichtung von Lite Plus und Full auf einem Android-Gerät finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/android-lite-plus-full-einrichten

Hosted Exchange und Outlook (New)

Gemäss der vorhandenen Wissenssammlung können Hosted-Exchange-Konten, die nicht direkt von Microsoft stammen, in Outlook (New) nicht mit der vollständigen Exchange-Funktionalität eingerichtet werden.

Eine Einrichtung über POP oder IMAP kann möglich sein. Dabei stehen jedoch Exchange-Funktionen wie die Synchronisation von Kalendern, Kontakten und Aufgaben nicht zur Verfügung.

Verwenden Sie Outlook Classic, wenn Sie für ein Lite-Plus- oder Full-Postfach die vollständige Exchange-Funktionalität benötigen.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hex-problem-outlooknew-windows11

Probleme mit Outlook und Autodiscover

Autodiscover unterstützt Outlook bei der automatischen Ermittlung der passenden Exchange-Konfiguration. Eine falsche oder veraltete Zuordnung kann dazu führen, dass Outlook den falschen Dienst verwendet oder das Konto nicht vollständig eingerichtet werden kann.

Prüfen Sie zuerst, ob die Anmeldung in OWA funktioniert. Kontrollieren Sie danach die verwendete E-Mail-Adresse, das Passwort, gespeicherte Anmeldeinformationen und das Outlook-Profil.

Weitere Informationen zu bekannten Autodiscover-Problemen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hex-stoerung-outlook-autodiscover

Bei wiederholten Passwortabfragen in Outlook finden Sie weitere Informationen unter:

https://www.green.ch/de/kennworteingabeaufforderungen-im-outlook-bei-exchange-aufgrund-microsoft-security-update

Hinweis: Falls OWA funktioniert, Outlook das Konto jedoch trotz korrekter Zugangsdaten nicht einrichten kann, kann eine technische Prüfung der Autodiscover-Zuordnung oder des lokalen Outlook-Profils erforderlich sein.

Spamfilter und Quarantäne

Hosted Exchange enthält serverseitige Funktionen zum Schutz vor Spam und anderen unerwünschten Nachrichten. Eine Nachricht kann abhängig von der Bewertung abgelehnt, in die Quarantäne verschoben oder zugestellt und als Spam markiert werden.

Der Spamordner und die Quarantäne sind nicht dasselbe. Der Spamordner befindet sich im Postfach. Die Quarantäne kann Nachrichten zurückhalten, bevor sie regulär an das Postfach zugestellt werden.

Die Quarantäne sowie Allow- und Blocklisten werden im EdgePilot verwaltet. Einträge können für die gesamte Hosted-Exchange-Organisation gelten. Für die vollständige Verwaltung sind deshalb Administratorrechte erforderlich.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hex/spamfilter-richtlinien

https://www.green.ch/de/hosted-exchange-quarantaene-verwalten

https://www.green.ch/de/hex-2016-e-mail-freigeben-edgepilot

https://www.green.ch/de/wie-verwalte-ich-mein-spamfilter-im-edgepilot

https://www.green.ch/de/hex-alles-wegen-spams-und-quarantaene

DNS und Mailauthentifizierung

Für den zuverlässigen Betrieb von Hosted Exchange müssen die vorgesehenen DNS-Einträge korrekt hinterlegt sein. Falsche, unvollständige oder noch nicht vollständig übernommene DNS-Einträge können den Empfang, den Versand und die automatische Einrichtung beeinträchtigen.

SPF legt fest, welche Systeme E-Mails im Namen einer Domain versenden dürfen. DKIM versieht ausgehende Nachrichten mit einer kryptografisch prüfbaren Signatur. DMARC wertet SPF und DKIM unter Berücksichtigung der Absenderdomain aus und legt fest, wie empfangende Systeme mit Nachrichten umgehen sollen, welche die Prüfung nicht bestehen.

Diese Verfahren reduzieren den Missbrauch einer Domain und verbessern die technische Vertrauenswürdigkeit von Nachrichten. Sie garantieren jedoch weder die Zustellung jeder Nachricht noch die vollständige Verhinderung gefälschter Absender.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/standard-dns-records-hosted-exchange

https://www.green.ch/de/dkim-und-dmarc-bei-green

https://www.green.ch/de/spf-dkim-und-dmark-erklaert

Versandlimiten und Newsletter

Hosted Exchange ist nicht für den Versand von Massen-E-Mails ausgelegt. Werden die vorgesehenen Versandlimiten überschritten, können Nachrichten abgelehnt oder als fehlgeschlagen verarbeitet werden.

Weitere Informationen zu den geltenden Einschränkungen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/restriktionen-beim-versenden-von-newsletter-hosted-exchange

Gelöschte Elemente und Wiederherstellung

Gelöschte Elemente können abhängig vom Löschzeitpunkt und vom Zustand des Postfachs möglicherweise wiederhergestellt werden. Die Produktinformationen nennen eine Wiederherstellung bis zu 30 Tage zurück.

Prüfen Sie zuerst den Ordner für gelöschte Elemente und die Wiederherstellungsfunktion in OWA.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hex-deleted-restore-items

Hinweis: Falls die benötigten Elemente nicht mehr über OWA wiederhergestellt werden können, kann eine technische Abklärung erforderlich sein. Geben Sie dem Support möglichst genau an, welches Postfach, welcher Ordner und welcher Zeitraum betroffen sind.

In-Place-Archiv

Das In-Place-Archiv ist ein separates Archivpostfach neben dem primären Postfach. Es wird in OWA und in unterstützten Outlook-Versionen als zusätzlicher Archivbereich angezeigt.

Gemäss der vorhandenen Wissenssammlung besitzt das In-Place-Archiv eine feste Grösse von 50 GB. Die Archivierung kann das primäre Postfach entlasten. Welche Elemente archiviert werden, hängt von den angewendeten Aufbewahrungsrichtlinien ab.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hosted-exchange-in-place-archiv

Audit Logs

Audit Logs können bei der Nachverfolgung bestimmter Vorgänge innerhalb einer Hosted-Exchange-Organisation helfen. Welche Daten verfügbar sind, hängt von der aktivierten Protokollierung und vom untersuchten Vorgang ab.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hosted-exchange-audit-logs

Wann eignet sich Hosted Exchange?

Hosted Exchange eignet sich, wenn Sie E-Mails zentral verwalten und zusätzlich Exchange-Funktionen wie die Synchronisation von Kalendern, Kontakten und Aufgaben verwenden möchten.

Der Dienst eignet sich insbesondere, wenn mehrere Benutzer, Postfachtypen, Mail-Aliase, Kontakte oder Verteilergruppen innerhalb einer Organisation zentral verwaltet werden sollen.

Wenn Sie hauptsächlich E-Mails über IMAP oder POP abrufen möchten und keine zentral verwalteten Exchange-Funktionen benötigen, kann ein klassisches Mailhosting ausreichen.

Kündigung und Migration

Sichern Sie benötigte E-Mails, Kalender, Kontakte und weitere Postfachdaten, bevor Sie einen Benutzer löschen, eine Migration durchführen oder Hosted Exchange kündigen.

Ein lokaler Export ist nicht automatisch eine serverseitige Sicherung des Hosted-Exchange-Postfachs. Prüfen Sie nach einer Migration, ob alle benötigten Daten und Funktionen im Zielsystem vorhanden sind.

Das Löschen eines einzelnen Benutzers entspricht nicht zwingend der vollständigen Kündigung der Hosted-Exchange-Organisation oder des Abonnements. Berücksichtigen Sie alle kostenpflichtigen Benutzer, Postfächer, Ressourcen und zusätzlichen Dienste.

Migration zu Microsoft 365

Erstellen Sie eine Übersicht über Benutzer, Mail-Aliase, Verteilergruppen, Ressourcenpostfächer, Kalender, Kontakte, Regeln und DNS-Einträge.
Stellen Sie die benötigten Microsoft-365-Lizenzen bereit.
Sichern Sie die vorhandenen Postfachdaten oder planen Sie einen geeigneten Migrationsweg.
Richten Sie die Zielpostfächer ein.
Legen Sie den Zeitpunkt für die Umstellung fest.
Stellen Sie die DNS-Einträge auf Microsoft 365 um.
Prüfen Sie den internen und externen E-Mail-Versand.
Kontrollieren Sie, ob E-Mails, Kalender, Kontakte und weitere benötigte Daten vollständig übernommen wurden.
Löschen oder kündigen Sie Hosted Exchange erst, wenn die übernommenen Daten und Funktionen geprüft wurden.

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/hosted-exchange-2016-zu-office-365-migrieren

Kündigung

Weitere Informationen zur Kündigung finden Sie unter:

https://www.green.ch/de/kuendigung-hosted-exchange-2016

Hinweis: Nach einer Kündigung oder Migration kann eine alte interne Zuordnung der Domain zum bisherigen Hosted-Exchange-Dienst bestehen bleiben. Falls die Domain im neuen Maildienst nicht korrekt verwendet werden kann oder Nachrichten weiterhin dem bisherigen System zugeordnet werden, wenden Sie sich an den Support. Eine technische Bereinigung kann erforderlich sein.

Rückfragen / unklare Stellen

Die Preise und Leistungsmerkmale der Postfachtypen sind zeitabhängig und müssen vor der Veröffentlichung mit der aktuellen Produktseite abgeglichen werden.
Es ist zu klären, welche Outlook-Lizenz aktuell im Postfachtyp Full enthalten ist.
Es ist zu klären, welche Outlook- und Client-Versionen aktuell offiziell unterstützt werden.
Die aktuelle Unterstützung der vollständigen Exchange-Einrichtung in Outlook (New) muss vor der Veröffentlichung erneut geprüft werden.
Die Wiederherstellung bis zu 30 Tage zurück muss klar von einer kundeneigenen Datensicherung beziehungsweise einem vollständigen Backup abgegrenzt werden.